VÁLTÁS IDŐZÍTÉSE
Lehet könyvelőt váltani év közben?
Igen. Nem kell megvárnod január 1-jét.
Egy lezárt üzleti év után sokszor egyszerűbb az átadás, mert könnyebben elválik, hogy melyik időszakért melyik könyvelő felelt. Ettől még év közben is lehet váltani.
Ilyenkor előre beszéljétek meg, hogy például a következő bevallást, bérszámfejtést vagy más határidős feladatot még a régi könyvelő intézi, vagy már az új. A meglévő könyvelési szerződést is érdemes átnézni, mert lehet benne felmondási idő vagy más feltétel, ami befolyásolja a váltás időpontját.
A VÁLTÁS MENETE
Hogyan történik a könyvelőváltás?
A legjobb, ha még azelőtt egyeztetsz az új könyvelővel, hogy lezárnád a kapcsolatot a régivel.
- kiderül, milyen dokumentumokra és adatokra lesz szükség;
- meg lehet beszélni, mikortól veszi át a feladatokat;
- látszik, van-e nyitott adózási vagy könyvelési kérdés;
- egyértelmű lesz, mely feladatok maradnak még a régi könyvelőnél, és melyek kerülnek már az újhoz.
Az átadás nem csak abból áll, hogy átküldesz néhány számlát. Az új könyvelőnek azt is látnia kell, hol tart most a könyvelés, mi van már beadva, milyen ügyek vannak folyamatban, és mivel kell tovább dolgoznia.
ÁTADANDÓ ANYAGOK
Mit kell átadni az új könyvelőnek?
Nem minden vállalkozásnál ugyanazokra a dokumentumokra van szükség. Egy egyéni vállalkozó könyvelése jóval egyszerűbb lehet, mint például egy alkalmazottakat foglalkoztató Kft.-é.
Társas vállalkozásnál jellemzően ezekre lehet szükség:
- folyamatban lévő NAV- vagy önkormányzati ügyek dokumentumai;
- bevételi és költségnyilvántartások;
- főkönyvi kivonatok és részletes főkönyvi adatok;
- vevő- és szállítóanalitikák;
- pénztár- és bankadatok;
- tárgyi eszközök nyilvántartása;
- szükség esetén készletnyilvántartás;
- korábbi beszámolók;
- számviteli szabályzatok;
- alkalmazottak esetén bérszámfejtési és munkaügyi adatok;
- kölcsönökhöz, hitelekhez és lízingekhez kapcsolódó szerződések;
- alapító okirat vagy társasági szerződés;
- aláírási címpéldány vagy aláírásminta.
A pontos lista mindig attól függ, hogyan működik a vállalkozásod.
JOGOSULTSÁGOK
Mit kell átállítani, amikor új könyvelőhöz mész?
A dokumentumok mellett a meghatalmazásokat és az elektronikus hozzáféréseket is rendezni kell.
- NAV: a régi könyvelő meghatalmazását meg kell szüntetni vagy módosítani, az új könyvelőét pedig be kell jelenteni. Ehhez használható az UJEGYKE-adatlap.
- Önkormányzat: az önkormányzati ügyintézéshez kapcsolódó meghatalmazást is rendezni kell, különösen a helyi iparűzési adó ügyeinél.
- Cégkapu: ha a régi könyvelő hozzáfért a Cégkapuhoz, a jogosultságait ellenőrizni és szükség esetén megszüntetni kell. Ha ő volt a Cégkapumegbízott, ezt a szerepet is át kell állítani.
A lényeg: ne jelszavakat adj át, hanem a megfelelő jogosultságokat állítsd be.
ÚJ KÖNYVELŐ
Mire figyelj az új könyvelő kiválasztásakor?
A havi díj fontos, de nem ez az egyetlen szempont.
- ki lesz a kapcsolattartód;
- hogyan adod át a dokumentumokat;
- milyen rendszerességgel kapsz tájékoztatást;
- mikor kapsz információt a fizetendő adókról;
- hogyan tudsz kérdezni, ha év közben felmerül valami;
- hogyan zajlik az átvétel a korábbi könyvelőtől;
- van-e tapasztalata a hozzád hasonló vállalkozásokkal.
A jó könyvelői kapcsolat nem attól jó, hogy soha nincs kérdés, hanem attól, hogy van kitől megkérdezni, és érthető választ kapsz.
HIÁNYZÓ ANYAG
Mi van, ha valami hiányzik az átadott anyagból?
Ez előfordulhat. Az új könyvelőnek az átvételkor érdemes átnéznie, hogy minden megvan-e ahhoz, hogy rendesen tovább tudjon dolgozni.
Ha valami hiányzik, azt minél hamarabb pótolni kell, és egyértelművé kell tenni, pontosan melyik dokumentumról, adatról vagy időszakról van szó.
A határidők attól még nem állnak meg, hogy közben könyvelőt váltasz. Ezért ne maradjon bizonytalan, hogy egy közelgő bevallást vagy fizetési kötelezettséget még a régi könyvelő intéz, vagy már az új.
KAPCSOLATFELVÉTEL
Könyvelőt váltanál?
Írd meg, milyen vállalkozásod van, és miben segíthetünk a könyvelőváltás során. Átbeszéljük veled a következő lépéseket.